درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

واحد کار 3: توانایی ویرایش و جست‌وجو در سند

بازدید303

تاریخ بروزرسانی1404/07/8

هدف کلی واحدکار

توانایی ویرایش و جست‌وجو در سند

هدف‌های رفتاری

- آشنایی با روش‌های انتخاب متن
- آشنایی با روش آشکار و مخفی کردن کاراکترهای غیرقابل چاپ
- درج کاراکترها و نمادهای ویژه (Symbols)
- آشنایی با روش‌های کپی متن
- آشنایی با روش‌های انتقال متن
- آشنایی با اصول جست‌وجو و جایگزینی متن

آشنایی با روش‌های انتخاب متن

اگر برای اولین بار است که از نرم‌افزار Microsoft Word استفاده می‌کنید، باید با اصول اولیهٔ انتخاب، ویرایش و سازماندهی متن آشنا شوید. در این فصل توانایی‌هایی مانند انتخاب، کپی و انتقال متن و همچنین نحوه جست‌وجو و جایگزینی در سند آموزش داده می‌شود.

روش‌های انتخاب متن

- انتخاب قسمتی از متن: برای اینکه بتوانید قالب‌بندی متن را تغییر داده و یا آن را منتقل کنید، باید آن را انتخاب نمایید. جهت انتخاب قسمتی از متن، ابتدای آن را کلیک کرده و تا محل موردنظر Drag کنید. متن انتخاب شده دارای کادر رنگی موقت (های‌لایت) می‌شود.

نکته
وقتی متن را در Word انتخاب می‌کنید، یک نوار ابزار شناور شامل فرمان‌های قالب‌بندی ظاهر می‌شود.

- انتخاب یک سطر از متن: نشانگر ماوس را به سمت چپ خط منتقل کنید تا به یک پیکان مایل تبدیل شود. با کلیک ماوس، سطر انتخاب خواهد شد.

- انتخاب چند سطر متوالی: برای انتخاب چند سطر متوالی، پس از انتخاب اولین سطر، کلید Shift را نگه داشته و بر روی آخرین سطر کلیک کنید. این عملیات با درگ ماوس به سمت بالا یا پایین اولین سطر انتخاب شده نیز، قابل اجراست.

- انتخاب سطرهای غیرمتوالی: برای انتخاب چند سطر پراکنده، پس از انتخاب اولین سطر، کلید Ctrl را نگه داشته و مابقی سطرها را با کلیک ماوس انتخاب کنید.

- انتخاب کل متن: دستور Select را از سربرگ Home انتخاب کرده، سپس روی Select All کلیک کنید. همچنین می‌توانید کلیدهای Ctrl+A را از روی صفحه کلید فشار دهید.

نکته
می‌توان از دوبار کلیک، برای انتخاب کلمه و سه بار کلیک، برای انتخاب کل جمله یا پاراگراف استفاده کرد.

انتقال و کپی کردن متن در یک سند و یا در بین سندهای مختلف

با استفاده از روش‌های انتخاب متن، می‌توان متن انتخاب شده را به محل دیگری انتقال داد و یا کپی کرد. پس از آن که متنی را برای جابه‌جایی یا کپی کردن انتخاب کردید، لازم است متن درون یک حافظه به‌طور موقت نگه‌داری شود، به این حافظه موقت Clipboard می‌گویند.

کپی متن (Copy)

کپی متن، یعنی نسخه اصلی متن در محل خود باقی می‌ماند و نسخه دیگری از آن به محل موردنظر شما اضافه می‌شود. عملیات کپی متن از یکی از روش‌های زیر قابل اجرا است:

1- متن را انتخاب کنید. سپس از سربرگ Home و گروه Clipboard، روی گزینه کلیک کرده و در مقصد بر روی گزینه کلیک کنید.

2- با کلیک راست روی متن انتخاب شده، گزینه Copy را انتخاب و در مقصد نیز با کلیک راست گزینه Paste را انتخاب کنید.

انتقال متن (Cut)

انتقال متن، یعنی نسخه اصلی متن از محل فعلی حذف شده و به محل موردنظر شما اضافه شود. برای انتفال متن از یکی از روش‌های زیر می‌توان استفاده کرد:

1- متن را انتخاب کرده و سپس از سربرگ Home، روی گزینه از گروه Clipboard کلیک کرده و در مقصد بر روی گزینه کلیک کنید.

2- با کلیک راست روی متن انتخاب شده، گزینه Cut را انتخاب و در مقصد نیز با کلیک راست، گزینه Paste را انتخاب کنید.

نکته
1- غیرفعال بودن گزینه‌های Cut یا Copy، نشانه عدم انتخاب متن است.
2- با استفاده از روش‌های فوق، امکان کپی یا انتقال متن در داخل یک سند و یا از یک سند به سندی دیگر نیز امکان‌پذیر است.
3- با یک‌بار انتخاب Copy یا Cut، بارها می‌توان عمل Paste را انجام داد.
4- کلیدهای میان‌بر Ctrl+C عمل کپی (Copy)، کلیدهای Ctrl+X عمل انتقال (Cut) و کلیدهای Ctrl+V عمل چسباندن (Paste) را انجام می‌دهند.

فایل جدیدی ایجاد کرده و متن زیر را در آن تایپ کنید.

«آیا می‌دانید تفاوت یک فرد موفق با دیگران در چیست؟
تفاوت افراد موفق با دیگران به خاطر قدرت یا دانش بیشتر نیست، بلکه به دلیل ضعف اراده دیگران است.
اولین رمز موفقیت، خودباوری است.»

الف) سطر اول متن را به بعد از آخرین سطر، انتقال دهید.

ب) سطر دوم را یکبار بعد از آخرین سطر و یکبار هم در یک فایل جدید کپی کنید.

نمایش و مخفی کردن کاراکترهای غیرقابل چاپ

یکی دیگر از امکانات نرم‌افزار Word، برای مشاهده بهتر قالب‌بندی سند، نمایش نمادهای قالب‌بندی پنهان مانند: فاصله (Space)، نشانه‌های پاراگراف و پرش (Tab) است.

برای نمایش نمادهای قالب‌بندی پنهان، از سربرگ Home، گروه Paragraph را انتخاب کنید (شکل بالا) سپس روی دکمه (Show Hide /) کلیک کنید تا کاراکترهای غیرقابل چاپ ظاهر شوند.

درج کاراکترها و نمادهای ویژه (Symbols)

گاهی اوقات در هنگام تایپ، به درج علائم و نشانه‌هایی نیاز است که بر روی صفحه کلید وجود ندارند. نرم‌افزار Word امکان درج علائم متنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای درج کاراکترها و نمادهای ویژه مراحل زیر را طی کنید:

1- مکان‌نما را در محلی که تمایل به درج کاراکتر ویژه دارید قرار داده و از سربرگ Insert و گروه Symbols، ابزار Symbol را انتخاب کنید تا فهرستی از نمادهای ویژه ظاهر شود.

2- با کلیک روی هر کدام از نمادها، کاراکتر مربوط به سند اضافه می‌شود.

3- اگر نماد موردنظر در فهرست وجود نداشت، بر روی گزینه More Symbols کلیک کنید تا پنجره Symbol باز شود. (شکل زیر)

4- در سربرگ Symbols و در لیست بازشوی Font، نام فونت‌های مختلفی را مشاهده می‌کنید که هر یک دارای کاراکترهای نمادین متنوعی هستند.

5- با انتخاب هر نماد ویژه و فشردن دکمه Insert، این نماد به صفحه اضافه می‌شود.

یک فایل جدید ایجاد کرده و متن زیر را در آن بنویسید.

مدرسه: 66554422
الکترونیک: word 2016@gmail.com

جست‌وجو و جایگزینی در سند (Find & Replace)

هنگامی که با اسناد و متون طولانی کارم می‌کنید، یافتن یک کلمه یا عبارت خاص، دشوار و وقت‌گیر است. فرض کنید بعد از تکمیل یک متن 20 صفحه‌ای، به شما گفته شود که همه کلمات «کامپیوتر» داخل متن را به کلمه «رایانه» تغییر دهید. جست‌وجوی دستی تک‌تک خطوط و پیدا کردن کلمه «کامپیوتر»، علاوه‌بر اینکه زمان زیادی از شما می‌گیرد، احتمال خطا و از دست دادن برخی از کلمات را هم به دنبال دارد. 2016 Word با استفاده از ویژگی Find، به‌طور خودکار سند را جست‌وجو کرده و با استفاده از ویژگی Replace، امکان جایگزینی سریع کلمات یا عبارات را می‌دهد.

جست‌وجو در متن (Find)

1- در سربرگ Home و گروه Editing، روی دستور Find کلیک کنید. همچنین می‌توانید کلیدهای Ctrl+F را از روی صفحه کلید فشار دهید.

2- کادر Navigation در سمت چپ صفحه ظاهر می‌شود.

3- کلمه یا متن موردنظر برای جست‌وجو را، در قسمت بالای صفحه Navigation تایپ کنید.

4- اگر کلمه موردنظر در سند پیدا شود، با کادر زرد رنگ مشخص شده و پیش نمایش نتایج در پنجره Navigation ظاهر می‌شود. با کلیک روی پیکان‌های زیر کادر جست‌وجو ، می‌توانید به محل هر یک از این نتایح در متن دسترسی پیدا کنید. (شکل بالا)

5- پس از پایان کار، روی علامت کلیک کنید تا پنجره Navigation بسته شود. کادر رنگی (های‌لایت) کلمات پیدا شده نیز از بین خواهد رفت.

فایلی ایجاد کرده و متن زیر را در آن تایپ کنید.

«برای اینکه حروف فارسی را به‌صورت کشیده‌تر تایپ کنید، کافی است که در حین تایپ فارسی و درست بعد از حرف موردنظر، کلیدهای Shift+J را هم‌زمان فشار دهید. مانند این عبارت: زبـــان فارسی یـــکی از زبــان‌های شیـــریــن جـــهان اســـــــت.»

کلمه «فارسی» را در متن بالا جست‌وجو کنید.

جایگزینی در متن (Replace)

1- از سربرگ Home، در بخش Editing روی دستور Replace کلیک کنید.

همچنین می‌توانید کلیدهای Ctrl+H را از روی صفحه کلید فشار دهید.

2- کادر محاوره‌ای Find and Replace ظاهر می‌شود.

3- متن موردنظر برای یافتن را در قسمت Find what تایپ کنید.

4- متن موردنظر برای جایگزینی را در قسمت Replace with تایپ کنید.

5- روی گزینه Find Next کلیک کنید.

6- نرم‌افزار Word اولین کلمه با متن مشابه را پیدا کرده و آن را با رنگ خاکستری برجسته می‌کند.

7- با کلیک روی Replace و یا Replace All، متن یا کلمه در محل موردنظر و یا در کل سند جایگزین می‌شود. با کلیک دوباره روی Find Next سایر موارد مشابه پیدا می‌شوند.

نکته
1- در هنگام استفاده از Replace All، توجه به این نکته مهم است که نرم‌افزار ممکن است کلمات مشابهی را پیدا کند که متن یا کلمه مورد جست‌وجوی شما قسمتی از آن باشد. مثلاً شما قصد جست‌وجوی کلمه «سرد» و جایگزینی آن را دارید اما کلمات «سرداب» و «آبسرد» را هم در این جست‌وجو پیدا کرده و جایگزین می‌کند. بنابراین فقط در صورت اطمینان از این گزینه استفاده کنید.
2- از گزینه More، در کادر محاوره‌ای Find and Replace، به تنظیمات بیشتری مانند تطبیق حروف بزرگ و نادیده گرفتن علائم نگارشی برای جست‌وجو و جایگزینی دسترسی پیدا می‌کنید.

فایلی ایجاد کرده و متن زیر را در آن تایپ کنید. سپس کلمه دانش را با علم جایگزین نمایید.

«می‌گویند دانش زیبایی است که پنهان نمی‌ماند. وقتی دانش با به کارگیری دانسته‌ها همراه شود، به منبعی برای قدرت و توانایی تبدیل می‌شود.»

خلاصه واحدکار

- قبل از اینکه بتوانید متن را منتقل یا قالب‌بندی کنید، باید آن را انتخاب کنید.
- به حافظه موقتی که برای نگهداری متن یا تصویر به کار می‌رود، کلیپ بورد (Clipboard) گفته می‌شود.
- برای مشاهده بهتر قالب‌بندی سند، از آشکار کردن کاراکترهای غیرقابل چاپ استفاده می‌شود.
- برای کپی کردن متن از قسمتی به قسمت دیگر، یا از سندی به سند دیگر از دستورهای Copy و Paste استفاده می‌شود.
- برای انتقال متن از قسمتی به قسمت دیگر، یا از سندی به سند دیگر از دستورهای Cut و Paste استفاده می‌شود.
- برای جست‌وجوی یک عبارت در سند، از دستور Find استفاده می‌شود.
- با استفاده از ویژگی Replace کلمات یا عبارات به سرعت با کلمه موردنظر جایگزین می‌شوند.
- با استفاده از گزینه More، در کادر محاوره‌ای Find and Replace، تنظیمات بیشتری مانند تطبیق حروف بزرگ و نادیده گرفتن علائم نگارشی برای جست‌وجو و جایگزینی در دسترس قرار می‌گیرند.

واژه‌نامه

حافظه موقت	Clipboard	جایگزینی	Replace
نسخه‌برداری	Copy	جست‌وجو	Search
بریدن، قطع کردن	Cut	انتخاب	Select
پیدا کردن	Find	انتخاب همه	Select All
بعدی	Next	پرش، سربرگ	Tab
چسباندن	Paste

معادل گزینه‌های «ستون الف» را از «ستون ب» انتخاب کنید.

«ستون الف»
1- پیدا کردن
2- چسباندن
3- انتخاب
4- بریدن

«ستون ب»
الف) Cut
ب) Select
ج) Next
د) Paste
هـ) Find

درستی یا نادرستی گزینه‌های زیر را مشخص کنید.

5- فرمان Cut را با کلیک راست ماوس نمی‌توان اجرا کرد.

6- از گزینه More، در کادر محاوره‌ای Find and Replace، به تنظیمات بیشتری می‌توان دسترسی داشت.

گزینه صحیح را انتخاب کنید.

7- برای انجام عمل کپی کدام سربرگ انتخاب می‌شود؟

الف) Insert
ب) View
ج) Home
د) Layout

8- برای جایگزینی یکی از موارد یافت شده در سند کدام گزینه مناسب است؟

الف) Find
ب) Find Next
ج) Replace
د) Replace All

9- فرمان Find در کدام گروه از سربرگ Home، قرار دارد؟

الف) Editing
ب) Font
ج) Paragraph
د) Clipboard

10- از کدام گروه در سربرگ Home، برای نمایش کاراکترهای غیرقابل چاپ، استفاده می‌شود؟

الف) Styles
ب) Font
ج) Paragraph
د) Clipboard

11- برای انتخاب یک پاراگراف ......................

الف) ابتدای پاراگراف دوبار کلیک کنید.
ب) با نگه داشتن کلید Ctrl در ابتدای پاراگراف کلیک کنید.
ج) ابتدای پاراگراف سه بار کلیک کنید.
د) همه موارد

در جای خالی عبارت مناسب بنویسید.

12- فرمان Cut/Paste در .................. متن کاربرد دارد.

13- کلید میان‌بر گزینه Replace، .................. می‌باشد.

به پرسش‌های زیر پاسخ تشریحی دهید.

14- کلیپ بورد (Clipboard) را تعریف کنید.

15- تفاوت کپی سند با انتقال آن در چیست؟

1- فایل جدیدی به نام 3-Fasl باز کرده و متن زیر را در آن تایپ کنید.

فیل در تاریکی

شهری بود که مردمش، اصلاً فیل ندیده بودند. از هند فیلی آوردند و به خانه تاریکی بردند و مردم را به تماشای آن دعوت کردند.

مردم در آن تاریکی نمی‌توانستند فیل را با چشم ببینند. به ناچار، با دست آن را لمس می‌کردند. کسی که دستش به خرطوم فیل رسید گفت: فیل مانند یک ناودان بزرگ است. دیگری که گوش فیل را با دست گرفت، گفت: فیل مثل بادبزن است. یکی بر پای فیل دست کشید و گفت: فیل مثل ستون است و کسی دیگر، پشت فیل را با دست لمس کرد و فکر کرد که فیل مانند تخت خواب است. آن‌ها وقتی نام فیل را می‌شنیدند هر کدام گمان می‌کردند که فیل همان است که تصور کرده‌اند. فهم و تصور آن‌ها از فیل مختلف و سخنانشان نیز متفاوت بود. اگر در آن خانه شمعی وجود داشت و نور آن هیکل فیل را روشن می‌کرد، اختلاف سخنان آنان از بین می‌رفت. ادراک لمسی، مانند ادراک کف دست، ناقص و نارسا است. نمی‌توان همه چیز را با لمس و عقل شناخت. (از داستان‌های مثنوی)

2- پاراگراف اول را به آخر متن منتقل کنید.

3- کلمه «فیل» را در متن جست‌وجو کرده و آن را با «چهارپای عظیم»، جایگزین کنید.